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SERVICIOS

Planilla Asistida

Según la normatividad en Colombia, está dirigido a empresas con menos de 3 empleados y trabajadores independientes con un ingreso base de cotización inferior a 2 salarios mínimos, y les permite realizar la liquidación de los aportes a la seguridad social y parafiscales de manera asistida a través de los canales que hemos puesto a su disposición.

¿Cómo hacer una planilla asistida?

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SERVICIOS

Planilla Electrónica

Este servicio está dirigido a empresas e independientes que se encuentren bancarizados y con acceso a internet. Les permite realizar la liquidación de los aportes a la Seguridad Social (Salud, Pensión, Riesgos Laborales), junto a los Parafiscales (SENA, ICBF, Caja de compensación familiar), y a su vez realizar el pago a través nuestro botón de Pagos Seguros en Línea – PSE, o de manera presencial previa autorización de SOI.

¿Cómo hacer una planilla electrónica?

Home preguntas frecuentes - agrupado / Empresa

Preguntas Frecuentes

Si tienes más preguntas, por favor accede a nuestro Centro de Ayuda

¿Dónde puedo actualizar los datos de mi empresa?

Puedes actualizar la información básica y general de la empresa las veces que lo requieras a través de la opción del menú Aportante  > Administrar datos. Tu perfil de usuario para visualizar esta opción debe ser Administrador

¿Cómo puedo realizar el cambio de tipo y clase de aportante en la página?

Para realizar el cambio de información relacionada al aportante que se encuentra registrado en nuestra base de datos, el usuario administrador debe iniciar sesión, luego seleccionar la opción Aportante > Administrar Datos. Allí podrá actualizar los datos requeridos. Posteriormente dar clic en el botón Guardar.

¿Cómo puedo realizar el cambio de dirección y teléfono?

Para realizar el cambio de información relacionada al aportante que se encuentra registrado en nuestra base de datos, el usuario administrador debe iniciar sesión, luego seleccionar la opción Aportante > Administrar Datos. Allí podrá actualizar los datos requeridos. Posteriormente dar clic en el botón Guardar.

Si como aportante soy beneficiario por Reforma Tributaria para no pagar aportes de salud, ¿Cómo pago los aportes de un empleado que tiene Licencia no Remunerada?

Como el aporte a Salud bajo el beneficio de reforma tributaria será solo el del empleado (4%) y al encontrarse en licencia no remunerada no hay devengo por lo que no se le descuenta esta tarifa, para el periodo y bajo la justificación de estas causales no se realiza aporte.

Si tengo un aprendiz en etapa productiva al cual no le voy a realizar el pago de Riesgos Laborales, ¿Qué debo hacer?

Debes reportar la novedad de retiro solo a riesgos laborales para el ultimo periodo que aplique, y posteriormente reportarlo como Aprendiz en etapa Lectiva para no realizar el aporte a riesgos. Ten en cuenta que si el aprendiz termina su contrato de aprendizaje, la novedad a reportar debe ser Retiro a todos los subsistemas.

¿Cual es el subtipo de cotizante 6 y para que tipo de pensionados son?

El subtipo de cotizante 6, hace referencia a pensionados de regímenes especiales (magisterio, las fuerzas militares, ECOPETROL y Frontino Gold Mines) que se vinculan de nuevo a la vida laboral. Para el uso de este subtipo de cotizante, la empresa contratante deberá solicitar autorización a la Subdirección de Pensiones y Otras Prestaciones de este Ministerio de Salud y una vez sea autorizado se incluirá en la base de datos dispuesta por este Ministerio para tal fin.

¿Qué aportes debo pagar por un aprendiz SENA?

Para practicantes del SENA o de otras Instituciones para el Trabajo y el Desarrollo Humano, se deben realizar los pagos a los siguientes subsistemas: -Si se encuentra en etapa lectiva, debe realizar aportes únicamente al sistema de salud. -Si se encuentra en etapa productiva, debe realizar aportes al sistema de salud y riesgos laborales. La base de cotización para la liquidación de estos aportes, debe corresponder a 1 salario mínimo mensual legal vigente

¿Sobre qué salario le debo realizar aportes a un aprendiz SENA?

Para practicantes del SENA o de otras Instituciones para el Trabajo y el Desarrollo Humano, se deben realizar los pagos a los siguientes subsistemas: -Si se encuentra en etapa lectiva, debe realizar aportes únicamente al sistema de salud. -Si se encuentra en etapa productiva, debe realizar aportes al sistema de salud y riesgos laborales. La base de cotización para la liquidación de estos aportes, debe corresponder a 1 salario mínimo mensual legal vigente

¿Por qué debo pagar aportes a riesgos laborales cuando estoy  en trabajo en casa si no estoy asistiendo a la empresa?

Los teletrabajadores, al igual que cualquier persona contratada para desarrollar una actividad, debe contar con una afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral, incluyendo riesgos laborales. La empresa debe validar las condiciones del lugar destinado al Teletrabajo, para el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.

¿Si ya estoy pensionado y mi entidad pagadora de pensión me paga salud, ¿al vincularme en una empresa el empleador debe pagarme nuevamente salud?

El parágrafo del artículo 65 del Decreto 806 de 1998, señala que cuando el afiliado perciba salario o pensión de dos o más empleadores u ostente simultáneamente la calidad de asalariado e independiente, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas en forma proporcional al salario, ingreso o pensión devengado de cada uno de ellos.

Si una persona labora en una empresa como dependiente y tiene un contrato como independiente por prestación de servicios, ¿debe realizar el pago de los aportes de salud y pensión nuevamente a las mismas entidades que pagó como dependiente?

Sí. El pago a los sistemas de Seguridad Social se deben realizar por cada uno de los contratos que tenga el empleado. Esto se encuentra en el parágrafo 1° del Artículo 18 de la Ley 100 de 1993 modificado por el Artículo 5° de la Ley 797 de 2003.

¿Sobre qué porcentaje se liquidan los aportes para seguridad social con un salario integral?

Cuando el salario es integral, se deben reportar los aportes sobre el 70%

¿Por qué el periodo de pago en salud se realiza de forma anticipada?

Porque el Sistema de Seguridad Social en Salud, se relaciona con un riesgo que se cubre mediante el pago anticipado de los aportes.

¿Cómo se calcula ahora el redondeo?

De acuerdo al artículo 1 del Decreto 1990, los IBC (Ingreso Base de Cotización) se debe aproximar al peso superior más cercano, respetando el tope máximo por ley (25/45 SMMLV). La cotización y los intereses de mora, se deben aproximar al múltiplo de cien (100) más cercano. El redondeo aplica a partir del primer decimal de acuerdo a la cifra calculada.

¿Para cuándo quedó mi fecha de pago?

Las fechas límite de pago están contenidas en el artículo 2 del Decreto 1990 de 2016. Allí se encuentra relacionada la tabla de fechas de vencimiento de acuerdo con los dos últimos dígitos del documento del aportante empresa o independiente (sin dígito de verificación). Se debe tener en cuenta que las fechas límite están determinadas en días hábiles.

¿Por qué debo reportar doble línea cuando existe novedad de ausentismo para mi empleado?

Cuando el empleado presenta novedades de ausentismo durante el periodo de cotización, debes ingresar una línea (opción Agregar Cotizante) por cada novedad con el fin de reportar los días y el IBC sobre los cuales se realizará el cálculo de valores. Adicionalmente, debes reportar una línea con los días laborados (cuando aplique), para liquidar la información de los días restantes del mes en los cuales no se presentó la ausencia, cubriendo el periodo de 30 días y haciendo el pago de riesgos laborales que correspondan.

Si un cotizante aprendiz en etapa lectiva pasa a etapa productiva y luego a Dependiente, ¿debo reportar alguna novedad?, si es así ¿cual sería?

En la liquidación de planilla con el fin de reportar los cambios en cada uno de los contratos del empleado, es necesario reportar la novedad de RET-Retiro para cambio del tipo de cotizante.

¿Qué IBC reporto para la liquidación de la novedad de vacaciones?

De acuerdo a el artículo 70 del Decreto 806 de 1998 el IBC que se toma en cuenta en caso de vacaciones disfrutadas para la liquidación de aportes a la seguridad social es el salario del mes anterior al que se produce la novedad.

Si debo registrar las fechas de las novedades en la planilla de seguridad social de acuerdo al periodo que se está liquidando, ¿Cómo registro las novedades que no corresponden al periodo?

Las fechas de novedades son opcionales en la liquidación de aportes de acuerdo al contenido de la Resolución 980 de 2017. Para el caso en el que deba reportar novedades de periodos anteriores en el periodo actual de pago, se sugiere no incluir la fecha asociada, dado que el sistema validará que estas fechas correspondan al mes del periodo de pago. Se aclara que las novedades y sus fechas correspondientes se deben reportar en cada periodo de cotización.

¿Las vacaciones compensadas en dinero hacen parte del IBC para todos los subsistemas de seguridad social y parafiscales?

El Concepto 160007 del Ministerio de la Protección Social, establece que las vacaciones pagadas en dinero hacen parte de la base para la liquidación y pago de los aportes parafiscales al SENA, ICBF y CCF.

¿A partir de qué periodo se hace obligatorio el ingreso de las fechas de las novedades en la planilla PILA?

La Resolución 5858 de 2016 creó los nuevos campos de fechas de novedades con el fin de permitir el reporte de información con mayor completitud en el contenido de la PILA, sin embargo en la Resolución 980 de 2017, se aclaró que estos campos son opcionales dentro de la liquidación.

¿Cómo debo hacer los cálculos matemáticos para saber si el IBC y cotizaciones que me arroja la planilla son las correctas?

Se debe tomar el IBC que se reporta para la novedad, dividirlo en 30 (días periodo) y multiplicarlo por los días de la novedad. A este resultado se deben aplicar las tarifas de cada subsistema para conocer el valor de cotización. Tenga en cuenta que se deben aplicar los redondeos tanto al IBC como a las cotizaciones, contemplados en el Decreto 1990 de 2016

¿Qué tarifas se deben reportar en Pensión y/o Salud cuando el empleado tiene una SLN (Salario Licencia No remunerada)?

Si la empresa es de tipo Pública, realiza los aportes con los porcentajes que le corresponden como aportante (8,5% salud y 12% pensión). Si la empresa es de tipo Privada, debe realizar los aportes con los porcentajes que le corresponden como aportante (8,5% salud y 12% pensión), pero puede pagar si lo desea, el aporte completo al sistema de pensiones (16%). Al empleado no se le realiza descuento al no contar con salario durante esta novedad.

Ya pagué la planilla de mis empleados, pero se me olvidó reportar algunos valores y novedades, ¿qué debo hacer?

Debes hacer uso de la planilla Tipo N-Correcciones para ajustar la liquidación del periodo, reportando la información inicial y la información correcta que se debió reportar para que el sistema calcule las diferencias de información y valores a pagar.

¿Qué norma indica que el pago es opcional en parafiscales cuando existen novedades de ausentismo?

Ley 21 de 1982 y Circular 018 del Ministerio de Trabajo

¿Por qué no se realizan aportes al sistema de riesgos laborales en periodos de incapacidad?

No se realizan aportes al sistema de riesgos laborales dado que el empleado no se encuentra desempeñando su labor ni se encuentra expuesto a su riesgo derivado.

¿Cuál es la diferencia entre los aportes voluntarios a pensiones obligatorias y las pensiones voluntarias?

Los aportes voluntarios a pensión, son aportes adicionales para tener la posibilidad de incrementar el capital de pensión y así lograr una mejor pensión cuando se cuente una causal para la misma. Los Fondos de Pensiones Voluntarias son una opción de inversión en la que se pueden escoger diferentes alternativas de acuerdo a los objetivos del afiliado. Son ajenas a la pensión obligatoria y no hacen parte de los subsistemas de Seguridad Social.

No puedo ingresar con mi usuario y/o clave a la página de SOI

Para este caso puede que hayas olvidado tu clave. Selecciona la opción ¿Olvidó su clave?, ingresa tu correo electrónico y te enviaremos una nueva clave para que puedas acceder.

¿Cómo liquido la planilla para pagarla por PSE?

Una vez inicies sesión, selecciona el tipo de planilla a liquidar en el menú Liquidación Activos. Avanza en el paso a paso y una vez el sistema te asigne el número de planilla encontrarás el botón de pagos para realizar la transacción. Si ya cuentas con el número de planilla, puedes hacer uso de la opción Paga tu planilla por PSE que se encuentra en la página principal.

¿Cómo hago para solicitar por primera vez la clave en Nuevo SOI?

Ubica en la parte superior de la pantalla la opción de registro, ya sea como empresa o como persona, acepta los términos y condiciones, completa los datos que te solicita el sistema, y por último haz clic en Finalizar.

¿Cómo puedo activar mi clave?

Una vez solicites tu clave, de forma inmediata te llegará un correo junto al link de activación. Selecciónalo, ingresa la clave y realiza el cambio de esta.

¿Cuántos dígitos debe contener la clave?

Tu nueva clave debe tener mínimo 6 y máximo 15 caracteres, con una combinación de tipo alfanumérica. Ten en cuenta que el sistema diferencia mayúsculas y minúsculas.

¿Puedo consultar las planillas liquidadas en la anterior plataforma de SOI?

Si. La información histórica de planillas pagadas de todos nuestros clientes la pueden consultar ingresando a Nuevo SOI.

¿Necesito diferentes claves si soy el mismo usuario para varios aportantes?

No, con solo una clave podrás ser multiusuario para las empresas que lo requieran. Puedes hacer uso de la opción del menú Cambiar Aportante cada vez que necesites cambiar se sesión.

¿Es necesario una nueva clave para liquidar la planilla de cesantías?

No, con la misma clave que liquidas PILA puedes ingresar fácilmente al módulo de Cesantías. También puedes acceder a liquidar los servicios de Cuentas AFC, Pensiones Voluntarias y Libranzas

¿Puedo solicitar más de un usuario para mi empresa?

Si. El usuario con perfil administrador puede hacer uso de la opción Aportante > Administrar Usuarios para crear usuarios adicionales con acceso a la información de al empresa. De acuerdo al perfil de usuario que se requiera.

¿Por qué no permite modificar planilla en línea cuando fue cargada por archivo plano?

Aun cuando realices la liquidación de tu planilla por archivo plano, la plataforma te da la posibilidad de realizar la edición de datos contenidos en línea. Para ello, ubica tu planilla por la opción Planillas no Pagadas y da clic en el icono editar. El sistema te presentará un mensaje para que indiques si deseas realizar la edición de tu archivo adicionando una parte del mismo (archivo plano) o editando la información a través de la plataforma (En Línea).

¿Cómo puedo acogerme a los descuentos de la UGPP para pago de planillas de periodos anteriores?

Los beneficios de descuento otorgados por la UGPP se derivan de procesos adelantados por dicha entidad cuando la empresa ha sido intervenida con requerimientos específicos por falta de pago. Por lo anterior dicha entidad a partir de la intervención y el proceso de sanción que adelante con las empresas, es quien determina si hay un beneficio para el pago de aportes dejados de realizar . La UGPP ni SOI realizan inclusión de aportantes para beneficios si no hacen parte de procesos fiscales.

¿Cómo puedo conocer a que hace referencia un indicador de la UGPP  y por qué la empresa cuenta con este?

Si eres beneficiario para pago de aportes sin mora por determinación de la UGPP, dicha entidad a través de un acto administrativo te indicará cual es el porcentaje de descuento sobre los aportes a realizar. Este porcentaje está asociado a un indicador de descuento, el cual puedes validar en la Resolución 454 de 2020. Se debe tener en cuenta que en el proceso de liquidación, se presentará el indicador que corresponda para tu empresa.

¿Con qué planilla y tipo de cotizante se liquidan los aportes de seguridad social a una persona que trabaja por días?

El pago para empleados que trabajan por días se realiza bajo el tipo de planilla E-Empleados. El tipo de cotizante que se debe utilizar es 51-Trabajador de tiempo parcial.

¿Si soy persona jurídica qué tipos de planilla debo utilizar para pagar a mis empleados y a terceros contratistas?

El tipo de persona Jurídica puede estar relacionado con el tipo de aportante 1-Empleador. Si debes realizar aportes por empleados a cargo y los terceros contratistas, debes hacer uso de la planilla tipo E para los empleados a cargo y la planilla tipo Y para los contratistas.

¿Qué y cómo paga una empresa a sus empleados en la planilla básica E?

Esta planilla permite hacer los aportes de los empleados a cargo del Aportante. De acuerdo a la característica de cada empleado (Tipo de cotizante), debes hacer los aportes de forma obligatoria a los Sistemas de Seguridad Social (Pensión, Salud y Riesgos) y Parafiscales (CCF, SENA e ICBF). La liquidación y pago se realizar mes vencido de acuerdo a las fechas de vencimiento contenidas en el Decreto 1990 de 2016.

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